Um e-mail sempre pode substituir uma reunião?

“Foi perda de tempo, aquela reunião poderia ter sido um e-mail.” Quantas vezes você pensou em algo desse tipo enquanto estava em uma sala de reunião ou fechou o laptop depois de duas horas de conversa sem fim e sem progresso?

Foto: Getty Images

Pesquisas mostram que temos feito muito mais reuniões agora do que fazíamos 50 anos atrás. Executivos passam quase 23 horas por semana em reuniões, nos anos 60, eles passavam menos de 10 horas. Com mais pessoas agora trabalhando de casa, muitos de nós estão sobrecarregados com dias cheios de reuniões por vídeo.

É natural que os gerentes queiram acompanhar o trabalho dos funcionários com reuniões à distância frequentes por meio do Zoom, Skype ou outras ferramentas de videoconferência. Mas, existe uma sensação cada vez maior entre os funcionários de que o tempo gasto conversando poderia ser usado para fazer tarefas diárias.

As reuniões são uma oportunidade de saber como os funcionários estão, planejar com antecedência e compartilhar ideias, mas estudos mostram que boa parte delas não faz sentido. Em 2018, uma pesquisa com funcionários no Reino Unido, na França e Alemanha apontou que eles gastam quase 13 dias por ano em reuniões improdutivas. Mais de um terço admitiu perder a concentração durante as reuniões que duravam muito tempo, e quase um terço (23%) disse ter visto alguém cochilando.

Quando uma reunião deve ser substituída por um e-mail?

Se você tiver perguntas que exijam respostas ou dados específicos, provavelmente é melhor enviar um e-mail do que fazer uma reunião, pois as pessoas podem reunir as informações de que precisam e as enviar como acharem melhor. As perguntas que exigem uma discussão podem ser melhor respondidas em uma reunião do que em uma série de mensagens de e-mail, porque as informações podem se perder com facilidade.

Se você precisar compartilhar algo, envie por e-mail em vez de pedir para as pessoas fazerem anotações, dessa forma, você também terá um registro do envio dessa informação. Mas, se o assunto for complicado e muitas pessoas tiverem perguntas, uma reunião de acompanhamento pode ajudar.

Enviar um e-mail ou fazer uma reunião também depende do assunto em si. É algo que envolve sentimentos? Por exemplo, anunciar uma demissão ou reestruturação da empresa é algo que pode ser feito em uma reunião presencial ou em uma reunião no Zoom, se as pessoas estiverem trabalhando em casa.

Um e-mail em massa sobre demissões pode parecer insensível e passar a mensagem de que as pessoas não são valorizadas. Em vez de fazer isso, fale com as pessoas pessoalmente e permita que elas processem a situação e façam perguntas.

Se nem todos os membros puderem participar de uma reunião, enviar um e-mail dará às pessoas com agendas cheias uma chance de acessar informação relevante em um horário mais conveniente para elas. Se precisar falar com as pessoas, marque uma reunião mais tarde.

Precisa pedir que alguém faça alguma coisa? Este é outro fator que deve ser levado em consideração quando decidir se precisa agendar uma reunião. Um estudo da Universidade de Waterloo no Canadá e da Cornell University nos EUA sugere que, embora trocar as reuniões por e-mails e por conversas nos canais do Slack possa abrir espaço em nossas agendas, corremos o risco de subestimar a utilidade da comunicação direta.

Os pesquisadores descobriram que as pessoas têm mais chances de colaborar com pedidos feitos pessoalmente devido ao “efeito da subestimação da conformidade”. Por isso, se precisar pedir para alguém mudar de direção no trabalho ou assumir outro projeto, é melhor conversar com essa pessoa.

Como fazer uma reunião produtiva

Todos nós já participamos de alguma reunião entediante, em que ficamos pensando em todo o trabalho que poderíamos ter feito enquanto escutávamos alguém falando sem parar. Mas as reuniões sem propósito são mais do que apenas entediantes, elas afetam negativamente a produtividade, a criatividade e, acima de tudo, o resultado final.

Reuniões em excesso também podem afetar o engajamento dos funcionários e gerar ressentimento entre eles, principalmente se tiverem a sensação de que não estão sendo valorizados.

Uma pesquisa feita pela Harvard Business School e pela Boston University aponta que há vários fatores que podem fazer uma grande diferença: estabelecer objetivos para a reunião, ter uma pauta clara, reunir poucas pessoas por vez e usar recursos visuais, como vídeos.

Faça reuniões breves e dinâmicas. Quando ficar claro que você não está acrescentando valor a uma reunião, encerre-a. Convoque apenas as pessoas necessárias em vez de forçar todo mundo a parar o que está fazendo no trabalho.

Por fim, é importante ter bom senso ao agendar uma reunião. Se alguém estiver cheio de trabalho e não tiver tempo para participar de uma reunião não essencial, deixe para depois. Isso é ainda mais importante quando as pessoas estão trabalhando de casa e tentando conciliar outras responsabilidades, como o cuidado com os filhos.

Com Agências

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